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外贸跟单员岗位概述
作者:1106 来源: 阅读次数:12295次 发布日期:2014年4月28日

  在每一个外贸公司及很多类型的企业中,外贸跟单员都是比较多见的岗位之一,外贸跟单员是指在进出口业务中,在贸易合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行贸易合同的外贸业务人员。以下是详细的外贸跟单员岗位概述:
  
  外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类:①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止;②中程跟单是指“跟”到装船清关为止;③全程跟单是指“跟”到货款到账,合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单(生产跟单)。
  
  基本常识
  
  一、跟单员职责
  
  1、跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。
  
  2、同新、旧客户保持联系增加沟通,了解客户所需。
  
  3、接收客户的投诉信息,并将相关的信息传递到公司的相关部门。
  
  4、掌握、了解市场信息,开发新的客源。
  
  5、做好售后服务。
  
  二、跟单员在收到订单后要做的工作
  
  首先谈接单的方法
  
  1、客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。
  
  下单时,我们要注意在各方面存在的问题。举例如:颜色、数量等。
  
  2、订单的审查
  
  每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不一样。首先,要看我们目前的水平能否达到客户的要求,这是关键。
  
  要分清此单是加工单还是OP单。
  
  3、开生产单、流程卡
  
  每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前,应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
  
  4、生产过程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的办法。
  
  5、小样
  
  打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。
  
  6、修改定单
  
  一般情况是要求跟客户重新下单,跟单员重新开单交生产部生产。
  
  当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的资料(生产单、流程卡)。
  
  7、大货生产出来后,还要安排出货。
  
  三、售后服务
  
  客户投诉或是退货时:
  
  对客户的投诉,我们要了解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。
  
  客户要求退货,首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则再对成品进行返修好后再出货。
  
  很严重的就重新生产,补单生产再送货。
  
  还有采用相互让步的折扣法。
  
  有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。
  
  四、如何沟通好使跟单工作做得更好
  
  同本厂内的各部门沟通:
  
  面对生产部门我们就是客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通,让他们能更明确的了解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。
  
  同客户的沟通:
  
  这只能代表我本人的体会,先要了解客户的心态,他们是希望你在最快的时间里,给他最好的货,面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话,同客户的沟通也就不难了。同时,我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好,客户那当然也就不难交差的。其实,只要我们能对客户真诚地付出,他们也会在有些问题上理解你的,不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点,当客户有钱赚时,结果就会是:客户赚钱、老板有钱赚,你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了?
  
  工作特点
  
  外贸跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,财务,人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的,全方位的。
  
  1、责任大。外贸跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是企业的生命,客户是企业的上帝,失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
  
  2、沟通,协调:外贸跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户,与计划部门,生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通,协调能力特别重要。
  
  3、做好客户的参谋:外贸跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货。
  
  4、工作节奏多变,快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式,作息时间,工作节奏各不相同,因此,外贸跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。
  
  5、工作是综合性的:外贸跟单员工作涉及企业所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
 

(信息收集:家具人才网
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